Hinweise zur Datenverarbeitung in der Geschäftsstelle der Notarin und Rechtsanwältin Maria Beil mit Amtssitz in in Limburg an der Lahn

Sie sind  über  einen  Link (Signatur  einer E-Mail) auf diese Seite  gekommen,  weil  Sie  sich  über meinen Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren wollen oder erhalten diese Hinweise in Papierform. Um meine Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stelle ich Ihnen nachfolgend gerne meine Informationen zum Datenschutz dar:

Seitdem 25.05.2018 gilt in Europa die Datenschutzgrundverordnung. Auch als Notarin bin ich unmittelbar von den Regelungen  betroffen,  da  der  Notar  eine  öffentliche  Stelle  der  Länder  ist.  Dieses  Amt  verpflichtet  mich, personenbezogene Daten  von  natürlichen  Personen  zu  schützen,  die  formell  oder  materiell  Beteiligte  in notariellen Verfahren sind. Mit diesen Hinweisen komme ich meiner Pflicht nach, Sie nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu  informieren: 

Ich, Maria Beil, Notarin in Limburg / Lahn, 

Schiede 6, 65549 Limburg, 

T: 06431 – 909 11 91,

F: 06431 – 909 11 95

E: limburg@beil-anwalt.de 

bin Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der DSGVO. 

Als  öffentlich-rechtliche  Stelle  bin  ich  verpflichtet,  einen  Datenschutzbeauftragten  zu  benennen.  Dies  sind  seine Kontaktdaten:

Dr.  Frank  Tykwer,  Cäcilienhöhe  173,  45657  Recklinghausen, Telefon:  02361   / 26991, E-Mail:rechtsanwalt@dr-tykwer.de.

Wenn Sie mir einen notariellen Auftrag erteilen, erhebe ich von Ihnen die folgenden personenbezogenen Daten, die ich elektronisch und / oder in Papierakten speichere:

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • Ihre Anschrift
  • Ihre Telefonnummer im Festnetz und / oder im Mobilfunk
  • falls vorhanden Ihre E-Mail-Adresse
  • alle Informationen, die die Notarin / der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung Ihres Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

  • um Sie als Klienten identifizieren zu können
  • um mit Ihnen korrespondieren zu können
  • um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können
  • um unsere gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen zu können
  • um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können
  • um mit Ihnen abrechnen zu können
  • um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

Um meine Amtsgeschäfte durchführen zu können, werden auf der Grundlage der Art. 6 Abs. lit. c) und lit. e) Ihre notwendigen  personenbezogenen  Daten  von  mir  erhoben  und  verarbeitet.  Zusätzlich  bin  ich  nach  §  17  Abs.  1 Beurkundungsgesetz  zur   Aufklärung   und   der  damit   erforderlichen   Datenerhebung  und   Datenverarbeitung verpflichtet.  Ihre sensiblen Daten verarbeite ich zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g)  DS-GVO,  weil  Sie  ansonsten  die  von  Ihnen  gewollten  Rechtspositionen  auf  der  Grundlage  insbes.  der  zu errichtenden  notariellen  Urkunde  nicht  erfolgreich  geltend  machen  oder  Angriffe  gegen  diese  Rechtspositionen nicht  erfolgreich  abwehren  könnten  und  weil  daher  die  vorsorgende  notarielle  Tätigkeit    aus  Gründen  eines erheblichen  öffentlichen  Interesses  erfolgt. Eine  Übermittlung  Ihrer  persönlichen  Daten  an  Dritte  zu anderen  als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet allerdings nicht statt.

Im  Rahmen  unserer  notariellen  Amtstätigkeit  sind  wir  gesetzlich  verpflichtet  oder  werden  von  Ihnen  beauftragt, Ihre  Daten  teilweise  an  Dritte  weiter  zu  geben.  Dies  sind  insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister,     Vereinsregister),     das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. §  74  Bundesnotarordnung  und  unsere  Dienstaufsichtsbehörden  im  Sinne  von  §  92  Bundesnotarordnung  im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden  sowie  Finanzämter,  wenn  dies  zur  Durchführung  eines  von  Ihnen  gewollten  Amtsgeschäfts erforderlich  ist.

Des  Weiteren  an  einen  Cloud-Dienst  zur  Versendung  von  Dateien  Ende-zu-Ende  verschlüsselt sowie zur Durchführung einer Videosprechstunde.

Des  Weiteren  geben  wir  Ihre  Daten  im  notwendigen  Umfang  an  die  anderen  Verfahrensbeteiligten  bzw.  deren anwaltlichen  Vertreter,  an  andere  beteiligte  Notarinnen oder  Notare  und  an  Dritte  weiter, die  an dem von  Ihnen gewollten   Rechtserfolg    mitwirken    müssen. Dies    sind    z.    B.    Verwalter    einer    Gemeinschaft    von Wohnungseigentümern. Stets  wahre ich  meine  Pflicht  zur  Verschwiegenheit. Die  Informationen  über  die Verarbeitung    Ihrer    Daten    bei    den    genannten    Behörden    und    Stellen    entnehmen    Sie    bitte    deren Datenschutzerklärungen. 

Ihre personenbezogenen  Daten,  die  ich benötige,  um meiner Pflicht  zur  Neutralität  während  der  Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichere ich während der gesamten Dauer meiner jeweiligen notariellen Amtstätigkeit;  hierzu bin ich gem.  §  28 Bundesnotarordnung verpflichtet.  Das  Recht  zur  Speicherung  ergibt  sich  aus  Art.  17  Absatz  3 Buchstabe b) DS-GVO. 

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen: 

  • Urkundenrolle,   Erbvertragsverzeichnis,   Namensverzeichnis   zur   Urkundenrolle   und   Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch,  Massenbuch,  Namenverzeichnis  zum  Massenbuch,  Anderkontenliste,  Generalakten:  30 Jahre, 
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist  bestimmen,  z.B.  bei  Verfügungen  von  Todes  wegen  oder  im  Falle  der  Regressgefahr;  die Bestimmung kann  auch  generell  für  einzelne  Arten  von  Rechtsgeschäften  wie z.  B. für  Verfügungen  von  Todes wegen, getroffen werden, 
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. 
  • Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach   Artikel 6   Absatz 1   Satz   1   Buchstabe   c)   DS-GVO   aufgrund   von   steuer- und   handelsrechtlichen Aufbewahrungs-und  Dokumentationspflichten  (aus  Handelsgesetzbuch,  Strafgesetzbuch,  Geldwäschegesetz oder   der   Abgabenordnung)   zu   einer   längeren   Speicherung   verpflichtet   sind. Des   Weiteren   muss   ich personenbezogene Daten speichern, um eine anwaltliche Vorbefassung prüfen zu können.

Sie  haben gemäß  Art. 7  Abs.  3  DSGVO das  Recht, Ihre  einmal  erteilte  Einwilligung jederzeit gegenüber mir zu widerrufen.  Dies  hat  zur Folge,  dass ich die  Datenverarbeitung,  die  auf  dieser  Einwilligung beruhte,  für  die Zukunft  nicht mehr  fortführen darf. Nach  Art.  15  DSGVO  haben  Sie als  Beteiligte  grundsätzlich  einen  Anspruch auf Auskunft darüber,  welche  personenbezogenen  Daten  wie  konkret  verarbeitet  werden.  Dieses  Ersuchen können  Sie  formlos  an  mich  richten.  Allerdings  steht  mir  das  Recht  zu,  die  Auskunft  zu  verweigern,  wenn  die Daten  von  mir  geheim  gehalten  werden  müssen.  Stellen  Sie  fest,  dass  von  mir  personenbezogene  Daten unrichtig  oder  unvollständig  verarbeitet  wurden,  gewährt  Ihnen  Art.  16  DSGVO  ein  Recht  auf Berichtigung. Weiter  steht  Ihnen  nach  Art.  17  DSGVO  ein  Recht  auf Löschung Ihrer  personenbezogenen  Daten  zu,  sofern dem nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder notarielle Berufspflichten entgegenstehen. 

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Beim Aufrufen meiner Webseite www.beil-anwalt.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server meiner Webseite gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendete Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access Providers.
Die genannten Daten werden durch mich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung meiner Webseite,
  • Auswertung der Systemsicherheit und Stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken

Beschwerderecht:

Sie  können  sich  gemäß  Art.  77  DSGVO  bei  einer  Aufsichtsbehörde  beschweren.  In  der  Regel  können  Sie  sich hierfür an die Aufsichtsbehörde meines Amtssitzes wenden. 

Widerspruchsrecht:

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer  personenbezogenen  Daten  einzulegen,  soweit  dafür  Gründe  vorliegen,  die  sich  aus  Ihrer  besonderen Situation  ergeben.

Möchten  Sie  von  Ihrem  Widerspruchsrecht  Gebrauch  machen,  genügt  eine  E-Mail  an: limburg@beil-anwalt. de

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

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